HR-Kostenstudie 2025

Veröffentlicht am: 11. März 2026 Veröffentlicht in: Alle

Kienbaum & Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFP), Deutsch

Bewertung

Die Studie liefert Orientierungswerte zu Struktur, Höhe und Entwicklung von HR-Kosten in Unternehmen.

Untersuchte Fragestellung

Wie entwickeln sich HR-Gesamtkosten, Kostenstrukturen und Budgetallokationen – und welche Steuerungsimpulse ergeben sich daraus für die HR-Funktion?

Inhalte/Trends

Die HR-Gesamtkosten steigen von 2024 auf 2025 im Durchschnitt um rund 1,6 % und liegen weiterhin bei etwa 1,5 % der Unternehmensgesamtkosten. Damit zeigt sich trotz wirtschaftlicher Unsicherheiten und umfassender Transformationsprogramme keine signifikante Kostendämpfung. Effizienzinitiativen, Reorganisationen und Technologieprojekte verändern zwar Strukturen, führen jedoch nicht automatisch zu einem Abbau von HR-Kapazitäten. Das bestehende Kostenmodell wird überwiegend fortgeschrieben.

Die Kostenstruktur bleibt klar personaldominiert: Rund 72 % der HR-Gesamtkosten entfallen auf interne Personalvollkosten. Der Anteil der HR-IT liegt bei etwa 8 %, der Anteil externer Dienstleister bei rund 7 % und der Anteil von Outsourcing bei etwa 4 %. Die HR-Leistungserbringung erfolgt somit primär über eigene personelle Ressourcen. Parallel dazu steigt die durchschnittliche HR-Betreuungsquote in größeren Organisationen auf bis zu 1:82 (HR-FTE zu Mitarbeitende). Dies weist auf eine zunehmende Belastung und Komplexität hin. Die Skalierung erfolgt folglich eher über zusätzliche Kapazitäten als über Automatisierung oder strukturelle Vereinfachung.

Inhaltlich konzentrieren sich die Budgets stark auf operative Aufgaben. Den größten Kostenblock bilden HR Operations (32 %) und HR Business Partnering (26 %). Talent Acquisition (10 %) und Talent Management (8 %) folgen mit Abstand. Zukunftsorientierte Steuerungsthemen wie „Workforce Planning” und „Organizational Transformation” (jeweils 4 %) sind vergleichsweise gering ausgestattet. Die Allokation verdeutlicht eine operative Schwerpunktsetzung, während strategische Steuerungs- und Transformationsleistungen unterproportional finanziert sind.

Investitionen in transaktionale Systeme wie Core-HR, Payroll oder Zeitwirtschaft dominieren technologisch. Der strategische Einsatz von Daten, Analytics oder integrierten HR-Suiten bleibt hingegen begrenzt. 51 % der Unternehmen investieren gar nicht in KI-Anwendungen im HR-Bereich, 21 % lediglich unter einer Million Euro. Gleichzeitig erwarten viele Organisationen steigende HR-IT-Budgets. Für das Jahr 2026 rechnen 41 % mit wachsenden HR-Kosten, 39 % erwarten stabile Werte. Die geplanten Effizienzmaßnahmen fokussieren sich auf Prozessoptimierung, Self-Services und Automatisierung, während Personalabbau oder Leistungsreduktionen kaum vorgesehen sind. Kostenwirksamkeit entsteht somit nur, wenn Technologieinvestitionen mit klar definierten Produktivitätszielen und Kapazitätsanpassungen verbunden werden.

Geltungsbereich

An der Befragung nahmen rund 200 Organisationen teil. Etwa 60 % der Organisationen beschäftigen mehr als 1.000 Mitarbeitende, knapp 20 % sogar über 10.000.